Microsoft Teams untuk e-Pengurusan Sekolah dan e-RPH

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Pada era pandemik Covid-19 ini, bidang pendidikan juga tidak terkecuali menerima kesan. Antaranya pihak sekolah perlu sentiasa bersedia menerima arahan daripada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) berkenaan pengoperasian sekolah. Semasa sesi persekolahan secara bersemuka, para guru boleh hadir dan menjalankan tugas secara bersemuka. Namun, apabila sekolah diarahkan tutup dan guru perlu Bekerja Dari Rumah (BDR), pihak sekolah berdepan dengan masalah komunikasi dan penyampaian maklumat pengurusan sekolah termasuklah bidang kurikulum, hal ehwal murid dan tidak terkecuali kokurikulum. 

Oleh itu, saya ingin mencadangkan agar pengurusan sekolah secara bersemuka ditransformasikan kepada e-pengurusan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Teams. e-RPH juga boleh dilaksanakan bersama menggunakan aplikasi Microsoft Teams ini. Tambahan pula, setiap guru telahpun diberikan ID DELIMa secara percuma oleh KPM. Justeru, rugi sekiranya tidak dimanfaatkan oleh warga pendidik sekaligus memperkasakan penggunaan aplikasi dalam portal Digital Educational Learning Initiative Malaysia (DELIMa) yang disediakan. 

Fungsi Asas Microsoft Teams untuk e-Pengurusan dan e-RPH

Aplikasi Microsoft Teams merupakan sebuah aplikasi permesejan sehenti untuk oganisasi yang menyediakan ruang kerja untuk berkolaborasi dan berkomunikasi secara langsung (real-time), e-mesyuarat, perkongsian fail dan aplikasi-aplikasi yang boleh dipasang masuk ke dalam team. Dalam erti kata yang lain, aplikasi Microsoft Teams ini adalah aplikasi yang sangat berkuasa dan boleh dijadikan hub untuk sesuatu organisasi berhubung antara ahli pada bila-bila masa di mana-mana sahaja.

Berikut merupakan antara muka (interface) bagi e-SKJS 2021 yang digunakan di sekolah saya:

• Channel dan Tab - Channel ialah saluran yang boleh diwujudkan mengikut kesesuaian organisasi masing-masing. Tujuan saluran (channel) ini diwujudkan supaya pengurusan dapat dibuat secara sistematik mengikut bidang. Sebagai contoh, e-SKJS di bahagikan kepada beberapa saluran iaitu 1 - Kurikulum, 2 - Hal Ehwal Murid, 3 - Kokurikulum, 4 - Headcount dan PBD dan 5 - LDP. Dalam setiap Cahnnel, terdapat tab Post dan File secara default. Admin boleh menambahkan pautan-pautan e-sistem terentu dan dipinkan sebagai tab tambahan bagi memudahkan kesemua ahli Ms Teams untuk mengakses. Sebagai contohnya, admin boleh pinkan pauran SPdPR, SPLKPM, e-Penyata Gaji dan lain-lain pautan yang bersesuaian. Channel dan Tab ini boleh ditambah dan dikurang dari semasa ke semasa.

• 1. Post - ruangan untuk membuat pengumuman, perbualan serta memaparkan notifikasi bagi teams anda. Di ruangan ini, para ahli boleh memulakan perbualan dan berbincang mengikut keperluan masing-masing. Di ruangan ini juga, anda boleh masukkan dokumen, gambar, pautan video dan  untuk dikongsikan ke dalam team anda. Notifikasi bagi aktiviti team juga turut dipaparkan di sini, termasuklah rakaman sesi meet yang anda buat semasa meet nanti. 

• 2. Files - pada tab ini, anda boleh memaparkan senarai fail dan dokumen yang dikongsikan ke team anda. Anda juga boleh memautkan (link) cloud storage yang lain ke team anda termasuklah SharePoint, Dropbox, Box, Egnyte, ShareFile dan juga Google Drive (Mestilah ID yang sama dengan ID admin). Jadi, selepas ini anda hanya masuk ke teams dan boleh mengakses cloud storage yang anda pautkan ke teams. Apa yang lebih menarik lagi, sebahagian dokumen / fail boleh dipaparkan terus dalam Microsoft Teams termasuklah fail pdf. Untuk dokumen Word (*.docx), Excel (*.xlsx) dan PowerPoint (*.pptx), anda boleh terus edit fail tersebut dalam aplikasi Microsoft Teams dan seterusnya berkolaborasi bersama rakan sekerja anda. Misalnya para guru boleh bersama-sama mengisi tapak headcount. 

• 3. Class Notebook - ini merupakan aplikasi buku nota digital yang dilampirkan ke dalam Microsoft Teams. Notebook ini berbeza mengikut jenis teams yang dicipta. Untuk Class Teams, anda akan dapat Class Notebook, Staff Teams akan dapat Staff Notebook dan PLC Teams akan dapat PLC Notebook. Ketiga-tiga ada perbezaan yang tersendiri. Untuk e-SKJS 2021, sekolah saya menggunakan Class Teams yang mempunyai Class Notebook di dalamnya. Class Notebook dijadikan sebagai tapak e-RPH untuk sekolah saya. Justeru, guru akan memuatnaik e-RPH masing dalam tapak e-RPH masing-masing, Manakala pentadbir menerusi ID Guru Besar dan admin sekolah boleh mengakses semua e-RPH guru-guru untuk disemak. 

• 4. Meet - fungsi yang membolehkan para ahli organisasi membuat panggilan video. Ini merupakan fungsi yang sangat menarik di mana apabila kesemua ahli organisasi telahpun berada di dalam team, penganjur panggilan video tidak perlu lagi memberikan link untuk sertai panggilan video. Sebaliknya, notifikasi meet akan dipaparkan pada ruangan post. Hanya perlu klik join untuk sertai. Namun, jika terdapat tetamu dari luar yang hendak sertai meet, penganjur juga masih boleh kongsikan pautan kepada tetamu tersebut dan sertai meet sebagai guest. Fungsi meet ini boleh menampung hingga 300 orang peserta dalam satu-satu masa bagi pengguna ID DELIMa. Sambil anda meet, anda juga boleh membuka slaid persembahan PowerPoint atau membuka tapak headcount untuk dibincangkan dan diiisi bersama. 

Demikian penerangan secara ringkas tentang fungsi-fungsi Microsoft Teams yang dapat membantu untuk melaksanakan e-Pengurusan dan e-RPH. Bagi mana-mana rakan yang berminat mendapatkan bimbingan untuk pelaksanaan e-Pengurusan dan e-RPH, boleh hubungi saya melalui Facebook FB Messenger

Semoga bermanfaat untuk anda.

Cikgu Ridzuan Al-Kindy