Tutorial Menjana Sijil Menggunakan Fungsi Mail Merge

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Anda pernah dengar atau gunakan mail merge? Mail merge merupakan suatu fungsi yang terdapat dalam aplikasi Microsoft Word yang membolehkan kita menyediakan suatu dokumen misalnya surat, label atau sijil yang mempunyai maklumat individu yang berlainan. Sebagai contohnya sijil yang hendak dijanakan menggunakan satu templat, namun mempunyai maklumat 100 penerima sijil yang berlainan. Jika kita nak masukkan nama seorang demi seorang, sememangnya suatu proses yang memakan masa dan tenaga. Justeru, fungsi mail merge ini dapat membantu anda menjana sijil yang banyak dengan pantas.

Keperluan Aplikasi dan Dokumen

Untuk memulakan proses menjana sijil, anda terlebih dahulu mempunyaikan perisian Microsoft Office termasuk Word dan Excel. Untuk tujuan tutorial ini, saya menggunakan Office 365. Namun, fungsi mail merge ini boleh juga digunakan dalam aplikasi Microsoft Office versi 2019 dan versi 2016. Namun, antara muka (interface) bagi fungsi mail merge dalam versi lama mungkin sedikit berbeza. 

Setelah itu, terdapat dua dokumen yang perlu kita sediakan:

• Templat sijil dalam aplikasi Microsoft Word - Templat ini mengandungi design yang bersesuaian, termasuklah teks yang sesuai untuk sijil dan ruangan seperti nama, no kad pengenalan dan maklumat lain yang perlu dimasukkan. Seperti yang diamalkan di sekolah saya, sijil dikeluarkan hanya sekeping bagi setiap murid. Justeru, semua anugerah disenaraikan sekaligus seperti rajah di bawah. Untuk memudahkan proses trace sijil murid, terdapat nombor siri unik yang dibuat mengikut acara di sekolah. Sebagai contohnya, sijil untuk Hari Anugerah Kecemerlangan menggunakan nombor siri SKJS / HAK19 / (Bil). 

         

 

• Templat senarai nama dalam aplikasi Microsoft Excel - Templat ini mengandungi data penerima sijil yang mengandungi maklumat yang telah disetkan dalam Templat sijil dalam aplikasi Microsoft Word yang diterangkan tadi. Baris pertama bertindak sebagai tajuk bagi setiap lajur, perlu ditulis dengan jelas, misalnya nama, no KP, kelas, anugerah dan sebagainya. Tujuan ditulis dengan jelas kerana semasa kita membuat proses mail merge nanti, tajuk-tajuk ini akan digunakan semula untuk dipadankan dalam templat sijil nanti.  

 

Untuk proses mail merge sijil ini, jom sama-sama saksikan video tutorial berikut:

Video Tutorial Menjana Sijil Menggunakan Fungsi Mail Merge

Bagi para pembaca yang berminat untuk ikuti tutorial secara lanjut, boleh tonton video yang berikut:

Pautan di YouTube: https://youtu.be/5FLsJjPqvS8

Semoga bermanfaat untuk anda.

Cikgu Ridzuan Al-Kindy